A pszichológus tollából – Nánásiné Dr. Horváth Edit írása

Napjainkban a COVID-19 világjárvány kapcsán a home office virágkorát éljük. A cégek életében, a munkaszervezésben óriási változás, hogy a face to face munkamegbeszéléseket, értekezleteket, szakmai egyeztetéseket online kommunikációs módszerekkel kell lebonyolítaniuk. A vezetők számára különleges kihívás a hatékony online meeting szervezése és lebonyolítása ehhez szeretnénk most néhány praktikus szemponttal, tanáccsal hozzájárulni.

1. Az előkészítés fázisa

  • Válasszuk ki az alkalmazni kívánt videochat szolgáltatást (Skype, Messenger, Viber, Zoom, Google Hangouts stb.) és győződjünk meg arról, hogy az alkalmas az értekezlet lebonyolítására, illetve, hogy a résztvevők rendelkeznek a szükséges technikai háttérrel és jártassággal (tesztelés).
  • Tisztázzuk és írásban rögzítsük magunknak a meeting témáját, azt, hogy milyen információkat szeretnénk közvetíteni, mit szeretnénk megvitatni, hová szeretnénk eljutni!
  • Határozzuk meg a meghívotti, résztvevői kört, válasszuk ki azokat a munkatársakat,akik a témában érintettek!
  • Tervezzük meg az időzítést! Optimális esetben a megbeszélés munkaidőben van,nem érinti az ebédidőt és nem a munkaidő végére esik
  • A hatékonyság fontos szempontja, az időkeret, ami nem lehet több, mint 1 óra!
  • Alapszabályként kell kezelnünk, hogy a résztvevők figyelme 45 perc után hanyatlani kezd, a hatékonyság csökken.
  • Ha jelentős időnyomás mellett tervezünk (pl. a téma sokrétű, stratégiai kérdésekről van szó, gyorsan kell döntést hozni), akkor készítsünk részletes értekezletvezetői forgatókönyvet időtervvel.
  • Juttassuk el időben a téma felsorolást, vitaanyagot a résztvevőknek tanulmányozásra!
  • Ha a meeting célja a csoport együttműködésének erősítése, az operatív tervezés, akkor a következő stratégiát érdemes kipróbálnunk: A megbeszélés előtt pár órával, maximum egy nappal e-mailben kérjünk napirendi javaslatokat a résztvevőktől!
  • Állítsuk össze a megbeszélés napirendjét részletes időtervvel és küldjük el a meeting előtt 1-2 órával minden meghívottnak! Ez a módszer minden résztvevő számára struktúrát nyújt, fontos szabályozó elem.
  • A meeting indítása előtt teremtsünk optimális feltételeket (technika, rendezett fizikai környezet, személyes megjelenés, pszichés ráhangolódás)!

2. A megvalósítás – a meeting lebonyolítása

  • A megbeszélést kezdjük pontosan, győződjünk meg arról, hogy minden meghívott jelen van és „jó a vétel”!
  • A vezető ismertesse a napirendet és ösztönözze a résztvevői aktivitást!
  • Kiemelten fontos az időkeretek tartása. Ezért az értekezlet vezetője, mint moderátor felelős, ő „görgeti” a napirendeket, figyel a mederben tartásra, udvariasan, de határozottan elejét veszi az elkalandozásnak, a bőbeszédűségnek és a sztorizásnak.
  • A csoport összetételétől és a témától függően kérhető, hogy a tagok a megbeszélés után írják le és küldjék el e-mailen felvetéseiket, javaslataikat illetve a témához tartozó bővebb információikat.
  • Az online meetingek esetében a szervezetlélektani kutatások szerint 10 percnél hosszabb időhatár túllépés már negatív hatású. A vezető feladata dönteni a következő megbeszélés időzítéséről, a halasztott témákról.
  • Az értekezlet lezárásakor a vezető visszaveszi a szót, összegzi az elhangzottakat,felsorolja a megállapodásokat (kinek a feladata, mi a határidő) és rögzíti a következő meeting időpontját.
  • Kisebb szervezeteknél igény jelenhet meg a személyes beszélgetésre a tagok egy részénél. Ehhez teret adhatunk, ha az értekezlet lezárását követően elmondjuk, hogy most következik az ún. „small-talk” idő, amikor a jelenlét már nem kötelező, de a résztvevők még beszélgethetnek. Fontos, hogy ez a lehetőség ne mosódjon össze a munkamegbeszéléssel, és senki ne érezze kényszernek.

3. Az utómunkálatok

  • A kommunikáció nulladik szabálya, hogy „ahányan ott voltunk, annyiféleképpen emlékszünk az elhangzottakra”. Ez a tézis támasztja alá annak fontosságát, hogy az értekezleteket, megbeszéléseket érdemes dokumentálni.
  • Az online meeting után készüljön jegyzőkönyv, emlékeztető feljegyzés, amit minden résztvevő megkap írásban. Ehhez gyűjtsük össze a fent említett írásbeli hozzászólásokat, kiegészítéseket is a tagoktól.
  • Ha a megbeszélésen olyan téma vagy résztvevői kommunikációs probléma vetődött fel, ami nem érint mindenkit, akkor azt a vezetőnek és az adott résztvevőnek kell tisztáznia utólagosan, de minél hamarabb.

Forduljon hozzánk bizalommal!

Írjon nekünk!